フリーランス事務代行には「人によって文章のスタイルを変える」能力が求められる

私が発信で使っている文体には、いくつかの種類があることにお気づきでしょうか？
たとえば、これとか
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少しテイストを変えて、こういう文章も書きますし
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自分の気持ちを開放する類の文章も書きます。
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書き分けているのにはもちろん理由があって、そうする必要があったから身に付けたスキルです。

私が多彩なスタイルの文章を書き分けられるようになった理由

その「必要性」とは、セミナー事務局を講師に代わって行うフリーランス事務代行を仕事にしていたこと。
誰に対しても同じ文体を使っていたのでは、セミナー事務局としては不十分です。
同じことを伝えるにしてもお客様に合わせた表現は当然求められますし、それ以上にクライアントとの意思疎通には欠かせない能力です。

フリーランスの事務代行に欠かせないスキルは「相手に合わせて文章を変える」能力

クライアントには明確な好みがあり、それにどう合わせるのかがプロ事務の腕の見せ所。
日々の報告については

詳細な報告を必要とし、クライアント自身も共有したいのか
面倒なことはすべて事務局に任せて「後はよろしく！」としたいのか
重大なトラブルが発生しない限り、報告は一切不要なのか

これくらいの振り幅があります。

また、メールやチャットでやり取りをする時にも

フレンドリーな言葉遣いがいいのか
かっちりとしたビジネスライクな文章を好むのか
一言、または必要最低限の言葉でやり取りしたいのか

どんなスタイルを「よし」とするのかは、まったく違っています。
人間なのだから当たり前ですね。

できるだけ早い段階でクライアントの希望を察し、どう寄り添っていくのか？
それを知らない事務代行さんがあまりにも多いように、私には感じられます。

あと、ストレートに尋ねると「それくらい自分で考えろ」と叱られるケースもあります。
なので、ヘタに聞けないのです、これが。

相手が複数である法人がクライアントの場合は、まずは質問してみよう！

ちなみに、法人として事務代行サービスを提供する分には、この能力は不要です。
クライアントに「どうしたらいいですか？」を質問することはできますし、クライアント側も回答を返してくださいます。

「クライアント」とここでは書いていますが、彼らの大半はクライアント会社に所属する社員さん、または社長さんご本人です。
企業の一員としてこちらと接してくださいますし、「仕事は仕事」という切り分けがしっかりついている方がほとんど。
事務代行サービス会社の代表として、とてもありがたいです。

「アージュスタイル」という法人として事務代行サービスを提供するのと、フリーランス事務代行という個人事業主として仕事をするのでは、同じように見えても何もかもがまったく違うものですね。

プロ事務育成プログラムで、私が受講者さんに身に付けてもらうこと

ところで、プロ事務育成プログラムでは、「事務作業体験」というカリキュラムがあります。
ここで私が伸ばす能力こそが、この記事で話題にした相手によって文体を変えるスキルです。

受講者さんが気づかないよう人によって対応を変えていますし、場合によっては冷たい態度を取ることも。
また、作業の指示は専用チャットでやり取りするので、相手やチャットの「場」に合わせた書き込みを求めています。（文章や言葉で明確に伝えることは、そうそうありませんが）
これも、フリーランスの事務代行として独立するための大事なトレーニングというわけです。

他のスクールではまったく教えていない、相手に合わせた文章の書き方を学びたい方はこちらへどうぞ！